Podcast: Play in new window | Download
Dzisiejszy odcinek nagrałem podczas konferencji „Kurs na HR” organizowanej cyklicznie przez Grupę Progres. Po wysłuchaniu prelekcji Pani Ewy z Leroy Merlin wiedziałem, że muszę przeprowadzić z nią wywiad. Onboarding rozłożony na atomy. Dobre praktyki, które warto wdrażać u siebie w organizacjach. Największe wrażenie zrobiło na mnie, może to błahostka, zakaz dawaniu feedbacku przy „półce”, przy „regale”. Wspaniałe! Tak wiele rozmów menedżerowie prowadzą w tzw przelocie.
Ewa Kubska-Oleksy – od 9 lat związana z obszarem zarządzania zasobami ludzkimi. Pierwsze kroki w HR stawiała w firmie produkcyjnej z japońskim kapitałem, od prawie 2 lat współpracuje z Leroy Merlin zajmując stanowisko Kierownika ds. Zasobów Ludzkich w Sklepie w Toruniu, gdzie zapewnia wdrożenie procesów HR – rekrutacji, integracji, oceny i rozwoju kompetencji pracowników. Pasjonatka strzelectwa sportowego, jazdy konnej oraz – jako społeczny opiekun zabytków – gorąca zwolenniczka przywracania świetności zapomnianym dworom i pałacom.
Poniżej transkrypt:
Dzisiaj mam dla Was super informację: jestem w Bydgoszczy na konferencji organizowanej przez Grupę Progres – „Kurs na HR”. I byłem świadkiem świetnej prezentacji. Wygłosiła ją Ewa Kubska‑Oleksy, kierownik ds. zasobów ludzkich z Leroy Merlin Toruń.
Marcin: Cześć, Ewa!
Ewa: Cześć!
Marcin: Ewa, słuchaj, zaprosiłem Cię spontanicznie, bo bardzo podobała mi się Twoja prezentacja, która dotyczyła onboardingu.
Ewa: Czyli wdrażanie nowych pracowników.
Marcin: Ewa, ten onboarding macie superrozpracowany w każdym szczególe. Nazywacie go stażem. Jest tam kilka elementów. Tak jak pokazywałaś na prezentacji, jest świetnie przygotowany podręcznik, który prowadzi za rękę. Nie mamy dużo czasu, ale czy mogłabyś w skrócie powiedzieć, co to jest onboarding, dlaczego jest ważny, jak to u Was działa, zainspirować innych rekruterów, HR menedżerów, ludzi, którzy na co dzień zmagają się właśnie z wdrażaniem pracowników?
Ewa: Rzeczywiście proces stażu czy też wdrożenia nowego pracownika do firmy jest takim naszym oczkiem w głowie, ponieważ odpowiada m.in. na potrzebę związaną z zatrudnianiem młodych ludzi, ale nie tylko. Jest to swoistego rodzaju opieka nad nowym pracownikiem, który w terminie trzech miesięcy – bo tyle trwa umowa na okres próbny, którą proponujemy wszystkim nowym pracownikom bez wyjątku – powinien być w stanie wypełniać misję swojego stanowiska, czyli wszelkie obowiązki, które są określone w opisie jego stanowiska i związane z tym, że rozpoczyna pracę np. jako doradca klienta, logistyk czy kasjer. Bo mówimy tutaj o stażach na poziomie wykonawczym, aczkolwiek generalnie w firmie Leroy Merlin one dotyczą wszystkich stanowisk, nawet dyrektorskich. Dlatego że firma uznaje, że tylko dobre przygotowanie pracownika do pracy daje nam prawdopodobieństwo, że po pierwsze pracownik zwiąże się z nami, a po drugie – że faktycznie będzie właściwie wypełniał swoje obowiązki.
Dlaczego moja prezentacja dotyczyła tego, jak wygląda proces onboardingu w Toruniu? Ponieważ cały proces staży został opracowany centralnie. Ze względu na to, że w poszczególnych jednostkach terytorialnych, czyli w naszych 55 sklepach na terenie całej Polski, nadzór nad stażami mają kierowniczki czy kierownicy ds. zasobów ludzkich, powinni oni mieć przekonanie do tych procedur. Dzieje się to w ten sposób, że centrala konsultuje tego typu projekty bezpośrednio z osobami odpowiedzialnymi za dany proces i bierze pod uwagę informacje, które spływają np. do modyfikacji danego procesu, i generalnie wszelkie sugestie związane z jego usprawnieniem. One są później przekładane na rzeczywistość. I właśnie tutaj mam przed sobą jeden z elementów, taki właściwie materiał szkoleniowy związany ze stażem, który od niedawna ma nową odsłonę.
Marcin: Ta książeczka.
Ewa: Tak, jest to manual, o którym za chwilę powiem. Co jest istotne – i to jest taka pierwsza rada, dlatego że w rozmowach kuluarowych podczas tej konferencji rozmawiałam z wieloma osobami, które mówiły, że w ich organizacjach również są najróżniejsze procedury, wytyczne co do przeprowadzania procesu integracji nowego pracownika, natomiast one różnie działają. Stopień, w jakim my się pochylamy nad tym procesem, również zależy od potrzeb organizacji. U nas stwierdziliśmy, że ze względu na pewnego rodzaju procesy związane z tym, że chcemy mieć dobrze wdrożonych pracowników, weźmiemy pod lupę właśnie proces stażu. Oprócz założeń, które gdzieś tam są zapisane u nas w procedurach, postanowiliśmy wprowadzić kilka innowacji, które mają na celu podkręcenie jeszcze bardziej tego procesu stażu.
Marcin: Czy obrazicie się, jeżeli zostaną wdrożone w innych organizacjach?
Ewa: Myślę, że nie. Sensem mojego wystąpienia jest to, żeby pokazać, co robimy, i że warto to robić – bo zaraz powiem, jakie wnioski wyciągnęliśmy właśnie z tak prowadzonego procesu integracji. Jeżeli ktoś skorzysta i faktycznie przyczyni się to do dobrostanu pracowników, to jestem jak najbardziej za. To też jest właśnie cel, który chciałabym tutaj w jakiś sposób przekazać.
Jak wygląda proces stażu? Nowy pracownik, przychodząc do pracy, spędza pierwszy dzień na poznawaniu organizacji. To jest szczególny dzień, bo oprócz wymagań związanych z prawem, czyli oprócz wstępnego szkolenia BHP, otrzymuje również pakiet wiedzy na podstawie prezentacji, szkolenia „Witamy w Leroy Merlin”. Jest to taka pigułka wiedzy, pięknie spisana, dotycząca naszych wartości, historii organizacji, skąd się w ogóle wzięło Leroy Merlin, dlaczego musimy łamać języki, jeśli chodzi o tę nazwę, Tobie już to wytłumaczyłam.
Marcin: Od nazwisk.
Ewa: Od nazwisk założycieli. Tego na pewno nie zmienimy i nie mamy na to wpływu, więc nie denerwujmy się na tę nazwę. I w tej prezentacji przybliżamy również tak naprawdę pracownikom strukturę, która jest w sklepie, to, na czym najbardziej nam zależy w relacji z klientem, bo przecież to jest sklep z branży budowlano-dekoracyjnej. To wszystko przekazujemy pierwszego dnia, nowa osoba znajduje się pod skrzydłami kierownika ds. zasobów ludzkich.
Oprócz takiego ogólnego wprowadzenia mówi się też wiele o tym, jak chociażby skanować kartę, która rejestruje czas pracy. To są bardzo drobne rzeczy, natomiast jeżeli dobrze wyjaśnimy to pracownikowi, opowiemy mu, jak to działa, pozwolimy przećwiczyć, mamy szansę na to, że on przestanie się bać, bo przecież wiemy, że zmiana pracy to jest jeden z najbardziej stresujących momentów w życiu każdego z nas. I żeby ten pracownik przeszedł to bezboleśnie, staramy się otoczyć go jak najlepszą opieką.
Drugi dzień jest dniem spędzonym pod skrzydłami bezpośredniego przełożonego. Oprócz BHP stanowiskowego kierownik zaprasza nowego pracownika na obiad powitalny. To bardzo spodobało się słuchaczom, widziałam reakcje na sali.
Marcin: Usłyszałem jeden komentarz z publiczności: „Niezłe budżety tam macie”.
Ewa: Nie chodzi tu o jakiś wykwintny obiad, ale o to spotkanie i nawiązanie relacji szefa z pracownikiem. Sama ta okoliczność, jak wspominałam, pozwala na przeprowadzenie swobodnej rozmowy, zdecydowanie swobodniejszej niż w miejscu pracy. Nie porusza się tematów służbowych, tylko prywatne – stąd ten obiad. Równie dobrze może być kawa, ciacho, jeżeli mówimy o mniejszych budżetach. Ale zalecamy to. Wiem ze swojego doświadczenia i z informacji, które do mnie wracają od stażystów, że są ogromnie zaskoczeni, że coś takiego jest. To jest taki efekt wow na przywitanie pracownika.
Później następuje pozostała część nauki. Nowy pracownik jest pod kloszem, wie, że jest zobowiązany zdobywać wiedzę również na własną rękę. To są nie tylko szkolenia e-learningowe, ale również wędrówka zgodnie z zeszytem stażu. Właśnie z tym manualem, który tutaj mam. On nazywa się „Podręcznikiem stażu” i do każdego stanowiska jest odrębny. Oprócz wstępu mamy rozpisaną taką ścieżkę jak np. wprowadzenie do firmy. Osobą odpowiedzialną za ten etap szkolenia jest kierownik ds. zasobów ludzkich. Stażysta bierze zeszyt, umawiamy się na spotkanie, omawiamy zagadnienia, weryfikujemy zdobytą wiedzę, zadając pytania. Tak naprawdę taka osoba wędruje do kolejnego doświadczonego pracownika. Może nim być kierownik działu logistyki, w przypadku logistyka sklepu, może to być szef ochrony, dekorator sklepu, czyli osoba odpowiedzialna za ceny, plakaty w ofertach. Skąd ten pomysł? Chodzi o to, żeby twarzą w twarz porozmawiać z osobą odpowiedzialną za jakiś zakres w danej organizacji. Jest tego sporo, zdajemy sobie sprawę, że jest wiele tych procesów. I żeby ta osoba przez te pierwsze trzy miesiące poznała przynajmniej większość tych procesów, niezbędne są tego typu spotkania. Tak jak wspominałam na prezentacji, mogłoby to się przecież odbyć tak, że kierownik opowiada nowej osobie, że mamy w firmie takiego pracownika na takim i takim stanowisku, ta osoba zajmuje się tym i tym – nie zastąpi to jednak bezpośredniego kontaktu z daną osobą. Dzięki temu rozpoznajemy twarz, wiemy, z jakimi problemami, kwestiami możemy się do tej osoby zwrócić. Ciąg dalszy to są obowiązkowe szkolenia. To, co wprowadziliśmy w Toruniu, to określiliśmy minimalną liczbę spotkań z kierownikiem ds. zasobów ludzkich, jak i bezpośrednim przełożonym. Ze mną nowy pracownik spotyka się w ciągu trzech miesięcy minimum trzy razy.
Marcin: To dużo.
Ewa: Może być dużo, w zależności od tego, ilu faktycznie mamy stażystów. Ale trzeba brać pod uwagę to, że dobry staż i dobra integracja to docelowo zmniejszenie rotacji. Tak na dobrą sprawę, jeżeli zainwestujemy trochę czasu na początku, później faktycznie z pięciu będziemy mieć jednego stażystę pod opieką. To nie jest dużo, natomiast zdaję sobie sprawę, że tam, gdzie rotacja jest dość duża, być może da się zmniejszyć liczbę tych spotkań w ciągu trzech miesięcy. Sam bezpośredni przełożony spotyka się z nowym pracownikiem minimum sześć razy. I nie są to spotkania przy półce. Sam zwróciłeś na to uwagę: nie są to spotkania w biegu, tylko w biurze, w spokoju, ze spojrzeniem w oczy, z rozmową, jak przebiega zdobywanie wiedzy przez nowego pracownika. Bo kluczowymi informacjami, jakie ta osoba musi zdobyć, jest przede wszystkim wiedza produktowa, bez której doradca nie jest w stanie doradzić klientowi konkretnego produktu, jak również zdobywanie w boju umiejętności miękkich.
W całym procesie stażu jest jeszcze jedna kluczowa osoba. Jest to opiekun stażysty wybierany przez menedżerów raz do roku. Tworzymy listę, którą oczywiście weryfikujemy w miarę potrzeb. Opiekunem stażu może być osoba, która po pierwsze swoją postawą, ale też wiedzą, profesjonalizmem może być przykładem dla nowych pracowników. To są takie niezbędne kryteria. I tak naprawdę ten opiekun stażu to jest prawa ręka kierownika we wdrażaniu pracownika. Zalecane jest, żeby był zawsze przy stażyście, czyli grafiki powinni mieć zsynchronizowane. Wtedy, kiedy kierownik nie może – bo, wiadomo, ma cały zespół oraz innego rodzaju tematy do nadzoru – to opiekun stażu przejmuje rolę mentora, o czym też również inni prelegenci wspominali. Z jednej strony funkcja opiekuna stażu to z pewnością jest wyróżnienie dla pracownika, który pracuje wiele lat w firmie. To docenienie i oddanie hołdu za dobrą postawę, za obowiązki, jakość świadczonej dotychczas pracy. Z pewnością jest to świetny lek na jakąś może chwilową demotywację danego pracownika. Więc polecam mądrze wytypować opiekunów stażu, podkreślać ich rolę i wagę w procesie integracji.
I co najważniejsze, wprowadziliśmy nową formułę podsumowania stażu. W różnych firmach w różny sposób weryfikuje się ilość, jakość zdobytej wiedzy przez danego stażystę, nowego pracownika. Natomiast u nas to spotkanie podnieśliśmy do sporej rangi. Odbywa się ono na dwa tygodnie przed zakończeniem umowy na okres próbny, żeby po pierwsze poinformować pracownika, czy przedłużamy mu umowę, a jeśli tak, to czy będzie na stałe, czyli na czas nieokreślony, czy też na czas określony, bo takie umowy też podpisujemy. Natomiast taką zasadniczą sprawą jest prezentacja. Mianowicie zaproponowaliśmy nowym pracownikom…
Marcin: Brzmi groźnie.
Ewa: Tak – czy aby wszyscy podołają, czy ktoś chciałby zaprezentować taką prezentację… Z rożnymi formami się spotkaliśmy. Jeżeli pracownik nie ma ochoty podjąć rękawicy i nie chce przygotować prezentacji w PowerPoincie, to nie musi. Choć mówimy: „Prezentacja – to brzmi dumnie”, to tak naprawdę są to trzy slajdy, które mają być punktem wyjścia do opowieści, jak przebiegał staż, czyli: Co mnie zaskoczyło w Leroy Merlin? Co mi się najbardziej spodobało? Co bym mógł zmienić? Drugi zakres pytań to: Jak siebie widzę w zespole – czy jestem gdzieś na froncie, czy wspieram? I trzeci: Gdzie siebie widzę za kilka lat? Jest to niezwykle istotne, dlatego że Leroy Merlin jest firmą, która stawia na rozwój. I dzięki podsumowaniu stażu pracownik może już na tym etapie pokazać tak naprawdę swoje umiejętności autoprezentacji, swoje spojrzenie biznesowe. Zakładamy, że jest to osoba być może z pewnym doświadczeniem w innej branży. Jest to na pewno ktoś, kto może coś wznieść do organizacji. I my chcemy dać jej przestrzeń na to, żeby zaproponowała jakieś nowe rozwiązania czy usprawnienia dotychczasowych procesów. Taka osoba, prezentując się, pokazuje się także troszkę od strony prywatnej. Bo bardzo często rozmawiamy o pasjach, możliwościach, o ciągu dalszym.
Marcin: Czyli już drugi raz pokazuje się od strony prywatnej, najpierw podczas obiadu czy spotkania.
Ewa: Tak. Niezwykle mocno zależy nam na nawiązaniu relacji. Bo Leroy Merlin bazuje na relacjach z klientami – to jest ta nasza przewaga, czego zapewne nieraz doświadczyłeś – ale także z pracownikami. Bo tak jak mówię, nie sztuka wrzucić kogoś na głęboką wodę, a potem ze zdziwieniem patrzeć, jak sfrustrowany pracownik po prostu ucieka nam z firmy. Starając się nawiązać relację, łatwiej nam rozmawiać o sprawach trudnych, czyli że np. ktoś czuje się przeciążony, zmęczony, może zaproponowałby coś innego. Stwarzamy taką otwartą przestrzeń do rozmowy, co jest dobre, co złe.
Po prezentacji podsumowującej staż padają najróżniejsze pytania, czy to diagnozujące wiedzę, czy dotyczące tego, czy uważasz, że u nas jest dobra atmosfera. Pracodawca dostaje w ten sposób cenny feedback. Bo jak my mamy się poprawiać, nie wiedząc, co jest do poprawy i czy w ogóle coś jest do poprawy? Więc bardzo polecam tę formę podsumowania stażu. Niezależnie, czy ona będzie przeprowadzana w tak licznym gronie, warto oddać to pierwszeństwo głosu i pierwsze skrzypce tej nowej osobie, bo ona ma bardzo dużo do powiedzenia – wnosi doświadczenia zarówno ze swoich poprzednich firm, jak i informuje nas, co zobaczyła świeżym okiem takiej osoby z zewnątrz.
Marcin: Super, garść naprawdę rewelacyjnych rozwiązań!
Ewa: Jeśli się komuś przyda, to polecam. U nas to się sprawdza.
Marcin: Świetnie, Ewa, dziękuję Ci bardzo za ten krótki wywiad. Mam nadzieję, że będzie okazja wrócić jeszcze do innych rozwiązań, o których będziemy mogli porozmawiać. Cały czas jestem pod wrażeniem tej prezentacji, którą przeprowadziłaś. Raz jeszcze dziękuję!
Ewa: Dziękuję bardzo.
Marcin: Do zobaczenia.
